Overheid
Een overheidsorganisatie maakt haar intranet bevraagbaar zonder dat er iets het netwerk verlaat
Interne richtlijnen zaten verspreid over diensten op een Drupal-intranet. Medewerkers vroegen het aan collega's in plaats van te zoeken. Alles draait nu op hun eigen servers, model inbegrepen.
Probleem
Twaalf diensten publiceerden hun eigen procedures, richtlijnen en formulieren op een gedeeld Drupal-intranet, elk met een eigen structuur en woordenschat. Een medewerker met een vraag moest eerst raden welke dienst het antwoord bezat voor hij kon zoeken, en de meesten gaven op en vroegen het aan een collega. Dat werkte tot die collega verlof had of met pensioen was. Elke gehoste AI-tool die de organisatie bekeek, sneuvelde tijdens de veiligheidsreview, omdat interne richtlijnen onder geen beding het netwerk mochten verlaten.
Oplossing
De volledige opzet werd op de eigen servers van de organisatie geïnstalleerd: de module, de vectordatabase en een open taalmodel, zodat geen enkele vraag bij een externe dienst terechtkomt. Toegang volgt de bestaande Group-configuratie, dus medewerkers krijgen enkel antwoorden uit de diensten waar ze al toegang toe hebben. Omdat de woordenschat per dienst zo sterk verschilde, bewaart de index bij elke passage de dienst en de laatste wijzigingsdatum, en tonen antwoorden die allebei, waardoor medewerkers meteen zien of ze een actuele richtlijn lezen.
Resultaat
Medewerkers moesten het organogram niet langer kennen om een antwoord te vinden. Een toepasselijke richtlijn vinden ging van een reeks vragen naar één vraag. De veiligheidsreview raakte zonder voorwaarden door, omdat de beoordeling neerkwam op een systeem dat draaide op infrastructuur die de organisatie al beheerde en controleerde.
Impact
Kennis die vroeger bij medewerkers met veel dienstjaren zat, kwam voor iedereen beschikbaar, wat vooral telde voor nieuwe collega's en voor diensten die voor een pensioneringsgolf stonden. Het intranet was niet langer een plek waar dingen opgeborgen werden, maar een plek waar vragen beantwoord worden.
Zou dit jouw kennisbank kunnen zijn?
We tonen je hoe het eruitziet op je eigen content.