Wat moet er op een offerte staan? Checklist voor installateurs

Een offerte is meer dan een prijs op een blad. Het is een document waar de klant op rekent, dat eventueel later voor de rechter kan belanden, en dat de eerste indruk van je bedrijf maakt. Veel installateurs werken al jaren met dezelfde template zonder zich af te vragen of er nog wat ontbreekt. Hier de zaken die er volgens de wet en gewoon volgens gezond verstand op moeten staan.

Even disclaimer vooraf. Dit is een praktische gids, geen juridisch advies. Bij twijfel over jouw specifieke situatie checkt je boekhouder of een advocaat het na.

Het basisidentiteitsblok

Begin altijd met wie je bent en aan wie je offreert.

• Jouw bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en ondernemingsnummer.
• Naam en adres van de klant, met btw-nummer als het een bedrijf is.
• Datum van de offerte en een uniek offertenummer.
• Een vervaldatum, of toch minstens een geldigheidstermijn (zoals 30 dagen).

Een duidelijke omschrijving van het werk

Hier gaat het vaak fout. Een offerte met enkel "Plaatsen van warmtepomp: €12.500" is juridisch dun. Wat als de klant achteraf zegt dat hij verwachtte dat de bestaande installatie ook werd weggehaald, en jij dacht dat ze dat zelf zouden doen?

Per onderdeel hoort er een duidelijke omschrijving, een aantal of hoeveelheid, en de eenheidsprijs. Zo weet de klant precies wat hij krijgt, en weet jij precies waar je toe verbonden bent.

Prijzen en btw

Hier zijn de regels strikt.

• Per regel een prijs exclusief btw, of duidelijk vermeld dat het inclusief is.
• Het juiste btw-tarief per onderdeel (6% voor renovatie ouder dan tien jaar, 21% voor de meeste andere werken).
• Een totaalbedrag exclusief btw, het btw-bedrag apart, en het totaalbedrag inclusief btw.
• Bij verlaagd tarief de wettelijke vermelding dat de klant verklaart aan de voorwaarden te voldoen.

Voorwaarden en termijnen

Vermeld wanneer je het werk kan uitvoeren of leveren, en op welke betalingsvoorwaarden. Werk je met een voorschot? Schrijf dat erop. Verwacht je een termijn van 14 dagen na de factuur? Vermeld dat. En verwijs naar je algemene voorwaarden, het liefst met die voorwaarden ook bijgevoegd of op je website terug te vinden.

Een klassieke valkuil is dat installateurs hun voorwaarden enkel op de factuur zetten. Te laat. Als ze niet op de offerte staan, is er juridisch geen sprake van dat de klant ze aanvaard heeft toen hij het werk gunde.

Wat scheelt een goede van een slechte offerte commercieel?

Naast de juridische verplichtingen zijn er een paar dingen die het verschil maken tussen een offerte die wint en een offerte die niet doorgaat.

• Een korte begeleidende tekst die toont dat je de vraag begrepen hebt.
• Een logische opbouw waarbij de klant eerst leest wat hij krijgt, en pas daarna wat het kost.
• Foto's of schetsen waar nuttig, vooral bij grotere werken.
• Een persoonlijke afsluiter, geen anonieme handtekening van een softwarepakket.
• Snelheid. Een offerte die binnen 24 uur vertrekt wint vaak van eentje die er een week over doet.

Hoe weet je dat het bij jou altijd juist staat?

Het probleem met een checklist is dat het de eerste week werkt en daarna verwatert. Iemand maakt om 17u nog snel een offerte, vergeet de geldigheidsdatum, en je weet niet eens dat het verkeerd ging.

Bij Offerteflow zit deze checklist standaard ingebakken in je templates. De juridische basisvermeldingen staan er altijd op, het juiste btw-tarief wordt automatisch bepaald, en je voorwaarden gaan automatisch mee. Wil je weten hoe dat eruit zou zien voor jouw bedrijf? Plan een gratis offertescan.